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novembre 20, 2020

Comment animer une intro de réunion dynamique ?

by Maïka Billard

Réunion : une introduction dynamique, même en visio

La semaine dernière, comme souvent ces derniers mois, je me suis retrouvée en réunion par visioconférence avec un paquet de personnes qui ne se connaissaient pas toutes. La proposition de l’animatrice de la réunion a alors été celle que l’on attend dans ce genre de cas : elle a proposé un tour de présentations…

Je sais bien que c’est un passage obligé de ce type de réunions, en visio comme à distance, mais comme à chaque fois : je me suis ennuyée. L’animation est toujours la même et je n’ai écouté que la moitié des interventions tout en préparant ma propre présentation sur un bout de papier en attendant mon tour.

Il n’y a pas plus bizarre et ennuyeux que les débuts de réunions en visio

Je sais que c’est la même chose pour tout le monde.

En plus, avouons-le, lors d’un tour de présentation, plus il y a de personnes et plus on court en plus le risque qu’il y en ait une particulièrement bavarde qui ne respecte pas le temps alloué ou la consigne de cadrage et se mette à raconter sa vie son œuvre en démarrant par son brevet des collèges et en passant par ses 2 reconversions et l’âge de ses enfants, puis se perde dans des phrases alambiquées et longues comme celle-ci. Argh !

Bon, en visio, il y a cela dit un petit effet de surprise, dû à l’outil, qui fait qu’on ne connaît pas forcément l’ordre dans lequel les personnes sont attendues pour parler. Autant dans une salle de réunion physique, il y a toujours un ordre à peu près clair et souvent énoncé par l’animateur « on part de ma gauche et puis on suit dans l’ordre, chacun son tour » ; autant en visio on n’a jamais le même ordre de mosaïque sur nos écrans respectifs (ou alors je n’utilise pas le bon outil, dites-moi si ça existe !). Mais en fin de copte, cela force l’animatrice ou l’animateur à distribuer la parole et ça ne dynamise pas vraiment ce démarrage de réunion.

Tous nos débuts de réunion se ressemblent, c’est répétitif, attendu et on regarde un peu sa montre… ou l’horloge digitale en bas de notre écran, c’est plus discret.

Les tours de présentations ne sont jamais dynamiques

Alors, entendons-nous bien, je ne vais pas vous dire d’abandonner les présentations des personnes qui participent. C’est éminemment nécessaire, surtout quand on est en visio et qu’on est déjà privées des messes-basses pour faire connaissance avec son voisin de droite et sa voisine de gauche.

Et quand on est la personne chargée d’animer la réunion, c’est important de tisser un premier lien avec les personnes présentes pour avoir une perception d’ensemble du groupe.

Autre bénéfice, ça permet de briser un peu (un peu, j’ai dit !) la glace.

On n’a donc pas tellement d’autre choix que de faire en sorte que chacune et chacun se présente.

Utilisez des techniques d’animation dynamique !

Ce que je vous propose, c’est de changer un peu les règles d’usage de l’exercice de présentation. Ce n’est pas parce que c’est un passage obligé que sa forme doit être toujours la même.

Dans les réunions physiques, il y a plusieurs techniques qui sont souvent utilisées par les formateurs ou les personnes qui ont une expérience en intelligence collective ou dans l’éducation populaire. J’en suis très friande et je vous propose d’adapter ça à la visio, parce que certaines techniques s’y prêtent bien.

3 idées pour dynamiser vos débuts de réunion

oici 3 idées piochées dans et adaptées de l’excellent livre de Chilina Hills et Geneviève Smal « 97 exercices décalés pour prendre la parole » aux éditions Eyrolles, que vous retrouverez dans vos librairies locales (qui pour la plupart font du « clic and collect » ces derniers temps).

Who’s next ?

L’idée ici est qu’à la fin de son intervention, chaque personne désigne la personne qui lui succédera. Ça oblige tout le monde à être plus concentré (« OMG, c’est peut-être mon tour juste après ! ») et ça vous repose un peu si vous êtes l’animatrice de la réunion. Comme on attend de vous que vous distribuiez la parole tout au long de la réunion, s’accorder cette petite pause sera bienvenu.

La visio offre un avantage ici, c’est que les prénoms et/ou noms des personnes sont affichés au bas des écrans, donc ça permet à n’importe qui de donner la parole sans le moment de gêne suprême « ben euh, je donne la parole euh, au monsieur avec le pull rouge, là-bas au fond » qu’on pouvait avoir avec cette technique en présentiel.

L’inconvénient de la visio ici, c’est que – dans les contextes un peu informels – je faisais ça avec un objet que chacun se lançait et ça animait un peu aussi le corps avant d’être obligé.e.s de se tenir assis.e.s pendant le reste de la réunion.

Mais quoi qu’il en soit, voici une idée simple à adapter à la visio et qui peut se faire même dans un contexte extrêmement formel, du coup.

Défi du mot mystère

Celui-là, on y a toutes et tous joué au moins une fois, sur les bancs de l’école, quel qu’en soit le niveau (perso, j’y ai joué jusqu’en fac…) : il faut glisser un mot imposé dans notre prise de parole.

Je me souviens avoir été mise au défi de placer « australopithèque » lors d’un cours de droit, humpf.

Dans le tour de présentation qui nous préoccupe aujourd’hui, l’idée c’est que vous attribuiez un mot à chaque personne et qu’elle doive l’inclure dans sa présentation d’elle-même. À la fin, les autres participants et participantes doivent deviner le mot mystère.

Selon le degré de formalisme de la réunion, les mots peuvent être issus du contexte de la réunion ou complètement décorrélés…

L’inconvénient c’est que la visio nous oblige à un peu de logistique, évidemment, car il n’y a pas moyen de faire juste passer des petits bouts de papier dans un chapeau. Soit, vous donnez vos mots 1 par 1 par mail en amont, soit, selon l’outil de visio que vous utilisez, vous pouvez le mettre dans la partie « conversation privée » de chacun.

L’avantage si vous envoyez vos mots en amont, c’est que les plus anxieux et anxieuses auront pu s’y préparer avant et ne pas être pris au dépourvu.

Question insolite

Dernière astuce pour dynamiser un peu le tour de présentation : préparez pour chaque personne une question insolite à laquelle elle devra répondre au cours de sa présentation.

Ça vous oblige à préparer une liste de questions en amont, mais le jour J, tout le monde est logé à la même enseigne. Et voilà comment vous vous retrouvez à faire des phrases comme « Michèle, à votre tour de vous présenter, pour nous dire d’où vous venez et quel est votre rôle dans le projet qui nous réunit et vous nous direz également ce que vous avez mangé au petit déjeuner ce matin ».

Cette technique est hyper utile quand vous démarrez un projet, parce qu’elle permet de construire une culture commune sur un sujet connexe. Au fur et à mesure des réunions, ça va se transformer en petits running gags qui détendront l’atmosphère.

En ce début de réunion tout le monde s’est présenté, mais personne ne s’est ennuyé

Voilà, vous n’avez désormais plus d’excuse pour dynamiser les tours de présentation de vos réunions, même en visio.

Avec ces trois techniques d’animation, vous insufflez dynamisme et convivialité, même dans des contextes formels. Les participants et participantes démarreront dans la bonne humeur et apprécieront cette entrée en matière qui sort de l’ordinaire.

Vous ferez même peut-être des émules et on se souviendra de votre apport ! Quoi qu’il en soit, dans le flux de vos réunions en visio, vous aurez apporté un peu de chaleur humaine dans le télétravail 😉

C’est quand votre prochaine animation de réunion à distance ?

Vous êtes prête à vous lancer dans une animation dynamisante de votre prochain tour de présentation en visio, mais vous manquez d’inspiration pour des questions insolites ou des mots mystères ? Pas de panique, je vous ai préparé une liste sympa !

Téléchargez-là !

Animez des débuts de réunions dynamiques !

Le résumé des 3 techniques d'animations + 15 idées de mots mystères + 10 idées de questions insolites...

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