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février 28, 2022

S’affirmer à l’écrit

by Maïka Billard

S’affirmer à l’écrit… pas si facile !

Vous est-il déjà arrivé de ne pas savoir comment tourner un mail et de le réécrire une dizaine de fois, de peur de sembler trop directive ou au contraire trop amicale ?

Raaaah, non, ça va pas, ça. Bon, j’efface, je recommence…

Après avoir jonglé entre confinements, reconfinements, couvre-feux, télétravail et distanciation sociale, nos e-mails sont devenus des terrains de communication de plus en plus essentiels. Il est donc temps de se pencher un peu sur cette prise de parole en public un peu spéciale… car oui, quand on écrit un mail à 2 personnes avec 3 autres personnes en copie, c’est une forme de prise de parole en public.

Alors bien sûr, vous n’aurez pas le problème des mains qui tremblent ni de la langue qui fourche, mais les mots auront d’autant plus leur importance et leur choix devra être d’autant plus minutieux, car ce seront les seuls vecteurs de votre message.

Trouver le juste ton dans mes mails

Voilà 45 min que vous travaillez sur cet e-mail qui est sensé expliquer à votre N+1 pourquoi il est si important que votre organisation se dote d’un nouvel outil de pilotage, ou encore, pourquoi il est judicieux de réinterroger la stratégie utilisée pour le développement de kjgkjhf.

Intérieurement, vous fulminez « je ne comprends pas qu’on en soit encore à ce stade en 2022. Le monde avance et nous utilisons des outils qui ne sont ni ergonomiques, ni adaptés à notre organisation ! »… Mais dans votre mail, vous écrivez une version bien plus soft qui est complètement passive, du style « je pense que peut-être, nous devrions, éventuellement, si cela était possible au vu des contraintes liées au contexte actuel… »

Autre situation : à sa demande, vous mettez par écrit les explications techniques et politiques qui ont amené le projet sur lequel vous bossez depuis des mois à prendre plus d’ampleur que prévu et à toucher des domaines connexes et transversaux stratégiques (par exemple, dans la com’, pourquoi revoir la stratégie média a finalement amené votre équipe à questionner l’organisation de l’équipe, puis la stratégie de partenariats et finalement le site Internet de la structure… true story)… pfff, comment être sûre d’avoir été comprise ?

Ou, dans un contexte plus quotidien, vous sollicitez une réunion ou un entretien avec un N+ qcch… et à chaque fois, ça finit pareil, il vous propose une heure et un jour qui ne vous conviennent pas du tout. Ça ne loupe jamais, à croire qu’il fait exprès ! Comment réussir à tourner les choses ? « Car en tant que N–, je peux pas m’imposer dans son agenda et en même temps, argh, s’il me repropose le mardi à 10h comme la dernière fois, je vais encore rater la réunion de coordination informelle avec la compta pour ce mois-ci » vous dites-vous.

Faire passer les nuances par l’écrit tout en s’affirmant

Le dénominateur commun à toutes ces situations pro ? Vos mots et la façon dont vous tournez vos mails. Comme je le disais plus haut, un mail n’est ni plus ni moins qu’un outil de communication, un outil détourné de prise de parole, en somme.

Mais on sait aussi que la communication écrite ne permet pas de passer correctement nos humeurs, notre état d’esprit ou nos intentions. Alors, pour ne pas paraître trop directive ou sèche, on utilise des smileys dans nos mails (oui, même dans les mails pro, cela se fait de plus en plus) ou on abuse de tournures, comme des « je souhaiterais » ou « il serait préférable de » ou encore « je voulais juste savoir si… » qui amenuisent nos opinions.

Prenez de la place : prenez votre place !

Et pourtant, il ne faut pas confondre politesse et soumission. Vos opinions, votre planning, vos priorités ont tout autant le droit d’exister que celles des autres. En vous exprimant de la sorte, vous donnez l’impression de vous excuser d’exister et d’avoir des opinions.

De la même façon que vos prises de parole « orales » doivent montrer que vous avez confiance en vos propos, vos communications et prises de paroles « écrites » doivent refléter cet état d’esprit.

Et rien de mieux que la pratique pour s’y habituer ! D’ailleurs, cachée derrière votre écran, ce sera peut-être même plus facile qu’en face à face, alors autant s’entraîner dès maintenant par écrit pour le faire ensuite de façon d’autant plus confortable et assurée à l’oral ensuite, que ce soit en visio ou en présentiel.

8 formulations à utiliser dans vos mails

1. Je suis la pro du sujet

En toute objectivité, il faut absolument changer d’outil de pilotage ou revoir l’organisation d’un projet dont vous avez la charge.

Ne dites plus : « je pense que peut-être, nous devrions, éventuellement, si cela était possible au vu des contraintes liées au contexte actuel… » (oui, j’exagère à peine, j’ai déjà lu des mails aussi blindés de précautions).

Dites : « au regard de l’importance de ce projet, il faut… ».

2. J’espère qu’il/elle a compris

Le sujet est technique et complexe à comprendre.

Ne dites plus : « J’espère que mes longues explications ne vous auront pas plus embrouillé ».

Dites : « Je me tiens disponible pour toute explication complémentaire qui vous serait utile / répondre à toutes vos questions sur le sujet ».

3. Raah, ça avance ou pas, ce truc ?

Vos travaillez avec un collègue du service international sur un projet commun et il tarde à vous faire part de sa partie du dossier, ce qui bloque votre propre partie…comment lui demander où les choses en sont sans avoir l’air d’être sur son dos ni le braquer ?

Ne dites plus : « Je voulais juste savoir où tu en étais sur le dossier / juste m’assurer que tout allait bien »

Dites : « Dis-moi quand on pourra faire un point d’avancement sur le dossier »

4. Oups, j’ai fait une connerie

Vous avez fait le bilan écrit du projet commun avec le service international et vous avez oublié d’ajouter les chiffres clefs qu’il vous avait demandé d’indiquer.

Ne dites plus : « Oh, désolée, j’ai complètement zappé. Pardon, voilà la version avec la bonne mise à jour. »

Dites : « En effet ! Merci de ta relecture attentive, voilà qui est corrigé ».

5. Pourvu qu’il ne me foute pas en l’air mon planning…

Vous avez besoin de faire le point avec un supérieur sur votre gros dossier du moment, mais il dispose toujours de votre temps en fonction de ses contraintes à lui ?

Ne dites plus : « J’aimerais faire le point avec vous dans la semaine ».

Dites : « Avez-vous une disponibilité mercredi matin autour de 10h ou jeudi après-midi vers 15h ? »

Si ces créneaux ne lui conviennent pas, il reviendra sûrement vers vous avec d’autres propositions, et alors vous serez d’autant plus légitime pour les lui refuser si ça tombe une fois encore à un moment compliqué/impossible pour vous et peut-être même lui en expliquer la raison « ce créneau n’est pas idéal car il entre en conflit avec la réunion de coordination avec la compta, mais si vous n’avez rien d‘autre cette semaine, je ferai en sorte de n’assister qu’au début de cette réunion ». Vous aurez montré que vous aviez des contraintes, mais que vous savez où sont les priorités… et il s’en souviendra pour la prochaine fois.

6. J’ai pas répondu tout de suite

Raah, ça fait déjà 10 jours que votre collègue vous a sollicité sur un dossier et vous n’avez pas eu le temps / pas pris le temps de vous pencher dessus.

Ne dites plus : « pardon d’avoir mis si longtemps à répondre à votre mail »

Dites : « je vous remercie de votre patience »

7. Arf, de rien !

Vous avez rendu service à une collègue en prenant en charge une relance compliquée à un partenaire. Elle vous remercie très vivement.

Ne dites plus : « Non, c’est rien / de rien »

Dites : « je t’en prie ». Ben oui… ce que vous avez fait n’était pas « rien », même si cela vous a demandé peu d’effort ou eu de temps.

8. Bon, faut vraiment que je parte plus tôt, là !

Ça fait des mois que vous repoussiez, mais voilà, vous avez enfin pris rendez-vous chez la dentiste et son agenda ne vous a pas laissé tellement de choix, le timing est serré et si vous voulez arriver à l’heure, va falloir rogner un peu sur les heures de boulot.

Ne dites plus : « Est-ce que je pourrai partir plus tôt, jeudi ? »

Dites : « Ce jeudi, j’ai besoin de partir vers 17h, pour un rendez-vous personnel ».

9. Bonus : mince, la pièce jointe !

Ooops, on a beau être en 2022 et envoyer 42 000 e-mails par jour (en température ressentie), on n’est jamais à l’abri d’oublier la fameuse pj.

Deux options : soit vous vous en apercevez, soit on vous le fait remarquer. Mais dans les deux cas, pas la peine de se noyer sous les excuses ou (presque pire) de faire la petite note d’humour

« avec la pj c’est mieux », soooo 2002.

Si vous vous en apercevez de vous-même, plutôt que « pardon, j’ai oublié la pièce jointe. La voici », préférez « Voici le document évoqué dans mon envoi précédent ». Sobre.

Si on vous le fait remarquer (avec copie à la Terre entière, en sus), privilégiez une formule du type « merci de votre vigilance, voici la pièce jointe mentionnée / le document ».

On ne vous marche plus sur les pieds

Vos opinions méritent d’être partagées et entendues.

Il n’y a aucune raison de s’excuser d’avoir besoin de plus de temps, d’être prise par un autre dossier. Il n’y a pas de raison non plus de déprécier votre travail ou la valeur de votre temps.

En faisant de ces tournures de phrase des habitudes de communication tant écrite qu’orale, vous inspirerez plus de respect.

Peu à peu, vous serez vue comme une personne sur qui on peut compter et dont les opinions sont respectables parce qu’elles sont respectées par la personne même qui les exprime !

En bonus, je vous ai préparé une anti-sèche à coller sur le bord de votre écran pour vous rappeler les formulations à utiliser.

Téléchargez-là !

Téléchargez l’antisèche à garder dans le tiroir de votre bureau ​pour vous rappeler des bonnes formules à utiliser dans vos mails (ou à l’oral !)

​Dès votre prochain e-mail, pensez à utiliser l’une de ces formules !

Pour aller plus loin, télécharge le Guide pour oser prendre la parole au bureau

Page de couverture du guide Prendre la parole au bureau - le guide pour oser
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