6 astuces pour améliorer mes appels visio

Depuis le début de la crise sanitaire, nous passons un temps considérable en visioconférence. Si ces appels étaient déjà courants dans certains environnements pros, ils sont désormais nettement plus fréquents… Mais y sommes-nous bien préparé.e.s ?

Je vous propose ici 6 astuces de pro !

Astuce #1 : reculez, mains en l’air !

Non, la police ne va pas débarquer dans votre salon de confinée/déconfinée, armes aux poings.

Mais il y a une vraie raison neurologique derrière cette injonction : notre cerveau aime savoir ce que font les mains des personnes que nous avons en face de nous.

Nous accordons spontanément plus de confiance à quelqu’un dont on peut voir les mains.

Et plus de confiance, c’est aussi plus de crédit (initialement, le cerveau de nos ancêtres cherchait à savoir si l’autre ne dissimulait pas un élément menaçant… Et c’est aussi ce que cherche à savoir la police de nos jours)

Donc vous avez tout intérêt à vous tenir à une distance suffisante de votre caméra pour que vos interlocuteur.trice.s puissent voir vos mains accompagner vos mots. Cela les aidera aussi à mieux comprendre et retenir vos propos.

Astuce #2 : ceinture, bretelles et parachute !

Rien de pire que des problèmes techniques pour débuter une conversation en ligne. Pour cela, pas de recette miracle, il faut tester avant et s’équiper un minimum.

Il vous faudra donc :

• Une caméra. Celle intégrée à votre ordinateur portable fera très bien l’affaire, ou celle de votre téléphone (mais dans ce cas-là, prévoyez un support, car rien de pire qu’un téléphone tenu à bout de bras et qui bouge tout le temps, donnant la nausée aux personnes avec qui nous parlons en plus de nous monopoliser les mains… que donc nous ne pouvons plus montrer, cf point #1).
• Des écouteurs/micro. Ça peut paraître peu naturel au début, mais c’est en ayant des écouteurs que vous pourrez le mieux entendre (sans en plus déranger les personnes autour de vous si vous n’êtes pas seul.e) et être le mieux entendu.e vu que le micro est sur le fil et donc proche de votre bouche.
• Une bonne connexion. Ça va sans dire, et pourtant ! Surtout si vous utilisez votre téléphone, le risque de ne pas bien capter est important. Si votre connexion est lente, prévoyez de libérer au maximum la bande passante au moment de votre vidéoconférence. Ça veut dire : ne pas télécharger des documents en même temps, ne pas envoyer de mails volumineux, mais aussi prévenir les autres personnes qui sont susceptibles d’utiliser le réseau en même temps que vous afin de limiter au maximum de le surcharger. Ce n’est donc pas le moment pour eux.elles de regarder des vidéos sur Youtube ou des séries sur Netflix…
• Une solution de secours au cas où, malgré tout, il y ait des problèmes. L’ordi portable qui n’a plus de batterie, le câble d’alimentation qui a été grignoté par le chat, la caméra qui marchait très bien il y a 2 min qui ne s’allume plus… Donc si vous êtes sur l’ordi, prévoyez le téléphone en solution de secours, par exemple. Ou une deuxième paire d’écouteurs/micros. Bref, prévoyez !

Astuce #3 : Relooking environnemental

Alors non, je ne vais pas vous dire de vous maquiller et de forcer sur le blush parce que la caméra accentue les défauts (ou de vous raser de près). Déjà parce que vous faites bien comme vous voulez et que je lutte contre les injonctions beauté/perfection qui sont adressées particulièrement aux femmes. Ce n’est pas vous qu’il faut relooker, c’est votre environnement de travail pour mener à bien votre réunion en ligne.

• Une bonne lumière. Si possible, mettez-vous face à une fenêtre plutôt que dos à elle. À contre-jour on ne vous verra pas. Et si c’est en soirée ou dans la pénombre, préférez une lumière qui arrive de face plutôt que par en dessous (ambiance film d’horreur garantie).
• Un fond neutre… votre chambre sera peut-être l’endroit le plus confortable pour vous installer loin du bruit de la maison, mais la vue de votre armoire qui déborde de linge mal plié n’est pas la plus professionnelle qui soit. Essayez de trouver un endroit où le mur est le plus neutre possible ou alors avec un décor qui fait pro, comme une bibliothèque bien rangée par exemple (Profitez-en pour mettre en avant vos lectures qui rendent hommage à votre intelligence ou votre domaine de compétence). Bonne idée bonus : si vraiment rien ne se prête à une image pro dans votre décor perso, vous pouvez investir dans un paravent simple que vous placerez derrière vous. Vous pourrez alors vous installer où vous voulez !
• Fermez la porte et prévenez tout le monde que vous êtes occupé.e et pour combien de temps (avec un petit mot sur la porte pour le rappeler, si besoin). On a toutes et tous en tête ce journaliste de la BBC qui a vu sa fille entrer dans son bureau en pleine interview. C’était drôle, ça a humanisé un peu son image proprette… mais si on n’a pas envie de mélanger notre rôle de parent avec notre vie pro, mieux vaut éviter.
• Si votre réunion a vocation à s’éterniser, prévoyez de quoi tenir : eau, boisson chaude, éventuellement un petit snack (que vous mangerez micro coupé si l’ambiance le permet).

Astuce #4 : Un tour d’échauffement

Le télétravail, c’est toujours du travail (oui, même si les enfants sont là et qu’en plus il faut leur faire l’école à la maison parce qu’ils n’ont pas repris l’école — l’injonction est contradictoire, mais là on n’y peut pas grand-chose !), donc on fait comme d’habitude : on prépare la réunion… et même plus qu’avant d’ailleurs.

• Ordre du jour clair et partagé à tout le monde en amont
• Identification de l’animateur.trice et des intervenant.e.s (qui sont prévenu.e.s à l’avance)
• Présentation prête et relue, documents utiles à portée de clic et prêts à être envoyés ou partagés en direct.
• Petit mot d’intro, comme en présentiel. On dit pourquoi on est là, combien de temps va durer la réunion, comment s’organise la prise de parole. Tout le monde ne maîtrise pas les usages de la visio. Il est peut-être utile, par exemple, de rappeler à chacun.e de couper son micro quand il.elle ne parle pas pour éviter les bruits de fond.
• Préparez le « small talk » du début. De la même façon qu’on se parle un peu en attendant que tout le monde arrive dans la salle de réunion au bureau, on peut se parler un peu avant que tout le monde ne se connecte. Et pour que ça ne soit pas trop gênant, il faut préparer quelques mots et/ou questions. Il est aussi possible, avec certains logiciels de faire patienter tout le monde dans une « salle d’attente » virtuelle en attendant que tout le monde soit connecté. Chacun.e vaque alors à ses occupations en attendant que la réunion s’ouvre et que l’animateur.trice accueille tout le monde.

Astuce #5 : On regarde virtuellement dans les yeux

Quand on s’adresse à quelqu’un que l’on a face à soi, on regarde la personne dans les yeux. C’est une convention sociale répandue, même si elle est parfois difficile à tenir… pourquoi fait-on cela ? Parce que l’humain est un être de contact qui a besoin de se sentir considéré et que la considération passe par le regard. De façon pragmatique, lorsque l’on regarde quelqu’un dans les yeux, cela fait secréter de l’ocytocine qui est l’hormone de la relation aux autres et des relations sociales. C’est donc une molécule importante dans notre vie, surtout à l’heure de la distanciation sociale.

Mais comment regarder les gens dans les yeux en visio ? Simplement en regardant la caméra lorsque l’on parle, plutôt que l’écran. Il ne s’agit pas de la regarder tout le temps, mais de s’y adresser lorsque l’on a quelque chose d’important à dire et un message à faire passer.

Le reste du temps, on peut en profiter pour regarder plus spécifiquement les expressions faciales des personnes en face pour mieux comprendre ce qu’elles pensent. Et ça, c’est un avantage par rapport à la réunion physique où il serait mal venu d’observer trop attentivement quelqu’un.

Astuce #6 : Une tenue adaptée au nouvel environnement

Là encore, ne comptez pas sur moi pour vous donner des conseils de mode. En revanche, de la même façon que vous avez sûrement adopté le look adapté à la culture de votre lieu de travail, il faut également vous adapter à l’environnement numérique.

• Évitez les accessoires qui pourraient cogner dans votre bureau ou votre ordinateur et dont le son pourrait être amplifié par les micros (montres, bracelets, boutons de manchettes ou autres).
• Évitez les cols ou des accessoires sur lesquels votre micro pourrait venir frotter.
• Si vous êtes en extérieur, protégez-vous du vent. Pas pour votre brushing, mais pour le son désagréable que cela fait dans le micro.
• Et évitez les couleurs de vêtements qui se confondent avec le décor qui est derrière vous… sinon le rendu caméra risque de donner l’illusion d’une tête qui flotte et c’est bizarre.

Voilà, avec ces bonnes pratiques, vous avez de quoi tenir une réunion dans de bonnes conditions professionnelles.

Pour d’autres astuces et conseils sur la vie pro, téléchargez le guide pour oser prendre la parole en réunion !